Wie Sie Ihr Aktienregister („Cap Table“) migrieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Christian Wilk
Co-Founder & CEO

Wie Sie Ihr Aktienregister (“Cap Table”) migrieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Migration eines Aktienregisters (oder Aktienbuchs oder “Cap Table”) kann eine gewaltige Aufgabe sein, vor allem, wenn man die verschiedenen Formate und Technologien berücksichtigt. Unabhängig davon, ob Sie Ihr Aktienregister von einer Excel-Tabelle, einer professionellen Software, von zwischengeschalteten Wertpapieren in einem Banksystem, von tokenisierten Aktien auf einer Blockchain oder sogar von physischen Aktienzertifikaten übertragen, wird dieser Leitfaden Ihnen helfen, den Prozess effizient zu gestalten.

Je nachdem, von wo aus Sie starten, bieten wir Ihnen klare Schritte, wichtige Tipps und Best Practices für eine reibungslose Migration.

1. Migrieren aus einer Excel-Datei

Viele Unternehmen führen ihr Aktienbuch („cap table“) zu Beginn in Excel. Excel ist zwar flexibel, lässt sich aber mit zunehmendem Wachstum nur noch schwer verwalten, und es fehlt oft an Sicherheitsfunktionen. Denken Sie daran, dass es nicht die beste Erfindung von Bill Gates war, Millionen von Aktienbeständen in einem bearbeitbaren Tabellenblatt zu speichern.

Schritte:

  • Prüfen Sie Ihre Excel-Datei: Vergewissern Sie sich, dass die Datei auf dem neuesten Stand ist und alle erforderlichen Informationen enthält (z. B. Namen der Anteilseigner, Anteilsklassen, Ausgabedaten, Anteilsmengen, “Vesting Schedules”).
  • Daten bereinigen: Suchen Sie nach Unstimmigkeiten, wie doppelten Datensätzen oder fehlenden Informationen. Dieser Schritt ist entscheidend, um Fehler in Ihrem neuen Aktienregister zu vermeiden.
  • Vorbereitungen für den Import: Unsere Software ermöglicht den direkten Excel-Import. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten gemäss unseren Spezifikationen formatiert sind.
    • Wichtige juristische Dokumente zum Überprüfen:
      • Notarielle Urkunden
      • Abtretungserklärungen
      • Ggf. Anteilskaufverträge
  • Testimport durchführen: Sie können mit einer kleinen Stichprobe von Daten beginnen, um sicherzustellen, dass alles korrekt migriert wird.
  • Überprüfen und abgleichen: Überprüfen Sie nach dem Import die Daten in Excel und in unserer Sandbox-Umgebung („Preview“), um die Richtigkeit sicherzustellen. Korrigieren Sie alle Unstimmigkeiten sofort.
  • Live gehen: Sobald die Daten überprüft sind, können Sie Ihre Daten in die Produktion überführen (“Go Live”). Ihre Aktionäre erhalten automatisch eine Willkommens-E-Mail.

💡 Tipp: Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Daten zu überprüfen. Stimmen zum Beispiel die Dateneinträge mit den Rechtsdokumenten überein?

2. Umstellung von Cap Table Software

Wenn Sie bereits eine „Excel-on-Steriods-Cap Table”-Software verwenden, z. B. für Ihren ESOP, und zu Aequitec wechseln, erfordert der Prozess weniger manuelle Schritte, aber immer noch Aufmerksamkeit für Details.

Schritte:

  • Daten exportieren: Verwenden Sie die Exportfunktion Ihrer aktuellen Plattform, um eine CSV- oder kompatible Datendatei zu erstellen.
  • Vollständigkeitsprüfung des Exports: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Daten exportiert werden, einschliesslich:
    • Aktionärsdaten
    • Aktienarten (z. B. Aktienoptionen, Vorzugsaktien)
    • Aktienrechte (z. B. Liquiditätspräferenzen)
    • Rechtlicher Aktientyp (z.B. Zertifikat, unverbrieftes Wertpapier, unverbrieftes Registerpapier)
    • Verwahrungsort (z. B. Unternehmen, Aktionär, Bankdepot)
    • “Vesting Schedules” (z. B. Cliff und Vesting-Intervall)
    • Transaktionshistorie
  • Abgleich mit Aequitec: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Anforderungen (z. B. Steuerberichterstattung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften) besprochen haben.
  • Datenimport in Aequitec: Verwenden Sie die Importfunktion, um Ihre CSV- oder Datendatei hochzuladen.
  • Gründliche Prüfung: Überprüfen Sie nach der Migration jeden wichtigen Datenpunkt (z. B. die Gesamtzahl der ausstehenden Aktien, die Anzahl der Aktionäre), um die Richtigkeit sicherzustellen. Stimmen sie mit den Eintragungen im Handelsregister überein?
  • Stakeholder einbeziehen: Benachrichtigen Sie die Aktionäre, wenn sie sich bei Aequitec registrieren oder ihre Daten überprüfen müssen.

🔄 Bonus: Die Umstellung von einer CapTable-Software auf Aequitec kann auch eine Gelegenheit sein, unsere Funktionen zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Neudefinition von Rollen und Verantwortlichkeiten zu überprüfen.

3. Umstellung von Bucheffekten (Bankensystem)

Für Unternehmen, die ihr Aktienregister über Bucheffekten innerhalb eines Bankensystems führen, ist die Migration sehr einfach.

Schritte:

  • Abstimmung mit Aequitec: Planen Sie im Voraus und legen Sie gemeinsam einen guten Migrationstermin fest.
  • Koordinieren Sie die Übertragung: Aequitec initiiert die Übertragung mit Ihrem Emittenten und koordiniert die Neuregistrierung mit allen Depotbanken.
  • Aktionäre benachrichtigen: Informieren Sie die Aktionäre über die Umstellung. Bitten Sie sie, ihrer Depotbank die Zustimmung zur Eintragung der Aktien in das Aequitec-Aktienregister zu erteilen.

💼 Erinnerung: Diskutieren Sie im Verwaltungsrat oder Vorstand frühzeitig einen geeigneten Migrationstermin. Kündigen Sie Ihren bestehenden Vertrag frühzeitig, da die Kündigungsfristen in der Regel sehr lang sind.

4. Umstellung von Aktien Tokens auf der Blockchain

Tokenisierte Aktien werden als hochmoderne Form der Wertpapierverwaltung vermarktet, aber die Umstellung auf Aequitec ist schwierig, wenn Sie keinen Zugriff auf den Smart Contract haben.

Schritte:

  • Verstehen Sie Ihren Status Quo: Verstehen Sie, welche Aktien als unverbriefte Registerwertrechte („tokenized shares“) ausgegeben werden und welche nicht. Dokumentieren Sie die Adresse des Smart Contracts und überprüfen Sie Ihre Registrierungsunterlagen.
  • Wichtige rechtliche Dokumente zur Überprüfung:
    • Notarielle Urkunden
    • Abtretungserklärungen
    • Falls zutreffend, Aktienkaufverträge
    • Falls zutreffend, Aufzeichnungen über “Mint” und “Burn” Vorgänge
    • Falls zutreffend, Registrierungsdokument und Smart-Contract-Adresse
  • Migrieren Sie das legale Aktienpaket: Benachrichtigen Sie Ihre Aktionäre, dass Sie die Aktie auf der Blockchain vernichten (“burn”) und einen neuen Datensatz in der Aequitec-Software erstellen werden, und zwar eins zu eins. Wenn Sie die Aktien nicht vernichten können, haben Sie möglicherweise ein ernsthaftes Problem und benötigen eine fachkundige Rechtsberatung.
  • Ausführen der Migration:
    • Von Blockchain zu Aequitec (traditionell): Möglicherweise müssen Sie die Token vernichten „burn“ und an ihrer Stelle traditionelle Aktien ausgeben.
    • Von Blockchain zu Aequitec Blockchain: Schaffen Sie die neuen Aktien Token und initiieren Sie einen Swap. Dies ist nur möglich, wenn Sie Zugriff auf den bestehenden Smart Contract haben.

💬 Tipp für die Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass der Migrationsprozess allen Beteiligten, insbesondere den Aktionären, klar vermittelt wird. Stimmen Sie sich mit dem Aequitec-Team ab, um häufige Aktualisierungen bereitzustellen, und bieten Sie den Aktionären leicht verständliche Anweisungen zu allen Massnahmen, die sie ergreifen müssen.

5. Umstellung von physischen Aktienzertifikaten

Wenn Ihr Unternehmen physische Aktienzertifikate ausgegeben hat, ist die Umstellung auf ein elektronisches Aktienregister ein wichtiger Schritt zur Modernisierung Ihrer Aktienverwaltung. Physische Aktienzertifikate können verloren gehen oder beschädigt werden und lassen sich nur schwer verfolgen, wenn Ihr Unternehmen wächst. In der Schweiz sind zudem viele Aktienzertifikate ungültig, weil die Aktionäre zur Aufbewahrung die Zertifikate gelocht haben.

Schritte:

  • Überprüfen und Sammeln von Zertifikaten: Vergewissern Sie sich, dass alle ausgegebenen Aktienzertifikate aufbewahrt werden. Wenn Aktionäre ihre Zertifikate verloren oder verlegt haben, müssen Sie möglicherweise Ersatz ausstellen oder mit einem Anwalt zusammenarbeiten, um die Situation zu bereinigen.
  • Zertifikatsdetails erfassen: Sammeln und digitalisieren Sie die wichtigsten Informationen von jedem Zertifikat, darunter:
    • Name des Aktionärs
    • Anzahl der Aktien
    • Zertifikatsnummer
    • Ausgabedatum
    • Anteilsklasse
  • Manuelle Dateneingabe: Geben Sie die Daten der einzelnen Aktienzertifikate in Aequitec ein. Achten Sie auf Genauigkeit, da diese Informationen als Grundlage für das gesamte zukünftige Aktienmanagement dienen.
  • Aktionäre benachrichtigen: Sobald die Migration abgeschlossen ist, informieren Sie die Aktionäre über den Übergang zur Aequitec-Plattform und ermöglichen ihnen den Zugang zu ihren aktualisierten Beständen.

📝 Wichtig: Bewahren Sie die entwerteten physischen Zertifikate oder die entsprechenden Rechtsdokumente als Sicherungsunterlagen auf, insbesondere wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder in den Unternehmensrichtlinien vorgesehen ist.

Wichtige Erkenntnisse

  • Planung ist der Schlüssel: Unabhängig von der Ausgangssituation ist ein klarer Migrationsplan unerlässlich, um Fehler zu vermeiden.
  • Datengenauigkeit: Bereinigen und überprüfen Sie Ihre Daten immer vor der Migration, um kostspielige Fehler zu vermeiden.
  • Testen Sie zuerst: Egal, ob Sie mit Software, zwischengeschalteten Wertpapieren oder Blockchain arbeiten, führen Sie eine Testmigration durch, bevor Sie sich festlegen.
  • Stakeholder einbeziehen: Aktionäre und andere Interessengruppen sollten im Voraus informiert werden und klare Anweisungen erhalten, wenn ihre Beteiligung erforderlich ist.

🔍 Abschliessender Gedanke: Bei der Umstellung von einem Tool zur Visualisierung von “Cap Tables” geht es um mehr als nur um die Verlagerung von Daten; es geht darum, die kontinuierliche Einhaltung von Vorschriften, Transparenz und Datengenauigkeit zu gewährleisten, während Ihr Unternehmen wächst. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Best Practices zu befolgen, ersparen Sie sich später Kopfschmerzen und sorgen für zufriedene Aktionäre und Mitarbeiter!


All articles Published: Oct 21, 2024