ItenMcNally berät in- und ausländische Finanzintermediäre sowie FinTech- und RegTech-Unternehmen in rechtlichen und regulatorischen Fragen und vertritt sie gegenüber der Schweizer Börse sowie der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA. In Zusammenarbeit mit Aequitec ist Alexander Iten auch als unabhängiger Stimmrechtsvertreter tätig.

Wir sprachen mit Patricia Messikommer, Senior Paralegal, um zu erfahren, wie sie die Aequitec-Software zur Erfassung der brieflichen Stimminstruktionen an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter einsetzt.

Wie gehen Sie als Paralegal des unabhängigen Stimmrechtsvertreters mit Generalversammlungen um?

Ich sammle alle Wahlanweisungen, die wir elektronisch und/oder per Post erhalten. Dann scanne ich die Briefwahlunterlagen ein und lege alles zusammen. Danach fülle ich alle Daten in eine Excel-Datei mit Formeln für die Abstimmungsergebnisse ein. Gleichzeitig gleiche ich alle Daten (Adresse und Anzahl der Aktien) mit dem Aktienregister ab. Dieser ganze Prozess ist sehr zeitaufwändig.

How did Aequitec support you?

Ich war vom ersten Moment an begeistert. Die Stammdaten sind bereits im Tool hinterlegt. Mit ein paar Klicks können wir als Bevollmächtigte abstimmen. Wir können einfach das Abstimmungsergebnis abrufen. Kein mühsames Abgleichen mit Excel und Formeln. Das Tool liegt voll im digitalen Zeitgeist.

Können Sie sich an einen “Aha”-Moment bei Aequitec erinnern?

Schon bei der ersten Generalversammlung, die wir mit Aequitec durchführen durften, dachte ich: So einfach kann es sein! Natürlich muss die Datenqualität, die Aequitec aufbereitet, sorgfältig aufbereitet und zuverlässig sein, und als Stimmrechtsvertreter kommen wir nicht umhin, sie mit dem Aktienregister abzugleichen. Aber die Datenqualität im Tool ist hervorragend und die Bedienung sehr einfach.

Wem würden Sie die Verwendung der Aequitec-Anwendung empfehlen?

Ich würde das Tool allen Unternehmen und Verbänden empfehlen. Einerseits natürlich allen Assistenten, Paralegals und Backoffice-Mitarbeitern, die oft die Datenverarbeitung übernehmen, Einladungen verschicken, koordinieren und das Aktienregister führen. Auf der anderen Seite habe ich das Tool als eine Erleichterung für alle Beteiligten erlebt. Sowohl für die Geschäftsführung als auch für jeden einzelnen Aktionär. Darüber hinaus empfinde ich jedes Stück Papier, das eingespart wird, als wertvolle Ersparnis.

Gibt es sonst noch etwas, das Sie uns mitteilen möchten?

Ich habe Aequitec als äusserst hilfsbereit erlebt. Das Team war sofort erreichbar und sehr freundlich, wenn wir Fragen oder Bedenken hatten. Wir freuen uns schon auf die nächsten digitalen Generalversammlungen, an denen wir als Bevollmächtigte teilnehmen können.